Raamatupidamiskohustuslase kasutatavad arvestuspõhimõtted ja informatsiooni esitusviis
Raamatupidamise sise-eeskirjades näidatakse, kuidas toimub ettevõttes:
• rahaliste vahendite arvestus,
• nõuete ja ettemaksete arvestus,
• varude arvestus,
• põhivara arvestus,
• kohustuste arvestus.
Rahaliste vahendite arvestus
Kuna kassaarvestuse korda Eesti raamatupidamise seadus ei reguleeri, siis kehtestatakse arvestuse kord ja dokumenteerimine sise-eeskirjaga.
See võib toimuda näiteks ainult kassaraamatus, mille kannete õigsust kinnitab vastutav isik oma allkirjaga. Samas peab arvestus võimaldama sularahajäägi tuvastamist iga päeva lõikes.
Riigikohtu 2002. aasta 2.oktoobri otsuse nr 3-3-1-40-02 kohaselt ei pea kassa sissetulekute ja väljaminekute kohta eraldi ordereid koostama, kui kassaraamat viitab muudele, kontrollitavatele algdokumentidele.
Kui ettevõte koostab kassaordereid, peavad need vastama dokumentidele esitatud nõuetele.
Kassa sissetuleku dokument vormistatakse tehingu toimumisel ja väljastatakse kliendile. Väljamineku dokumendil peab olema sularaha arvestuse eest vastutava isiku allkiri.
Nõuete ja ettemaksete arvestus
Lühiajalised nõuded ja ettemaksed liigitatakse gruppide kaupa järgmiselt:
• nõuded ostjate vastu,
• maksude ettemaksed ja tagasinõuded,
• muud lühiajalised nõuded,
• ettemaksed teenuste eest.
Bilansikirje „Nõuded ostjate vastu” sisaldab sageli arveid, mille laekumine ei ole tõenäoline. Sellisel juhul tuleb nõude väärtust vähendada ja kanda sellised arved kuluks, kasumiaruande skeem 1 puhul näiteks kirjele „Mitmesugused tegevuskulud”.
Täpsemalt ebatõenäoliselt laekuvate arvete kajastamise kohta saab lugeda juhendist RTJ 3.
Kehtestage oma ettevõtte sees nõuete hindamise tegevusplaan ja põhimõtted. Põhimõtete koostamise aluseks saab võtta teie ettevõttes antava maksetähtaja – kõik selle ületanud nõuded on probleemsed ja nendega tuleb kohe tegelema hakata.
Muud lühiajalised nõuded
Kui juhatuse liige teeb sageli sularahaga arveldusi, on soovitatav sise-eeskirjaga kindlaks määrata arvelduste ja aruandluse kord ning luua raamatupidamises selle jaoks eraldi konto. Paljudes väikestes ettevõtetes, kus kogu sularaha on juhatuse liikme käes, kasutatakse taolist arvelduste kontot tihti kassakonto asemel. Sellise kuluaruande konto eeliseks on, et erinevalt kassast võib saldo olla nii deebetis kui ka kreeditis.
Kui arvelduste saldo näitab, et juhatuse liige on pikemat aega ettevõttele võlgu ning võlgnevuse saldo ületab märkimisväärselt käibeid, siis võiks riskide maandamiseks
arvestada sellelt igakuist intressi määraga, mis vastab turutingimustele.
Varude arvestus
Varud on ettevõtte varad, mida hoitakse või toodetakse müügiks, kasutatakse tootmisprotsessis või teenuste osutamisel. Keskne küsimus varude arvestuses on nende maksumuse määratlemine.
Eristada tuleb materjalide ja kaupade soetusmaksumust, mis moodustub nende ostuhinnast ning muudest soetamisega seotud kuludest (veokulud, tollimaks jm).
Valmis- ja lõpetamata toodang võetakse arvele tootmisomahinnas, mis sisaldab nii otseseid tootmiskulusid (materjali maksumus, tööliste palgad jne) kui ka tootmise üldkulusid (seadmete amortisatsioon, remondikulu, tootmisega seotud juhtkonna palgad jne).
Varude soetusmaksumusse ega tootmisomahinda ei lisata kulusid, mida käsitletakse perioodikuludena ning kajastatakse kasumiaruandes eraldi, näiteks normaalsest suuremad tootmiskaod, ladustamisega seotud erakorralised kulud, muud üldkulud (mis ei ole seotud tootmise ja soetamise transpordiga) ja turustuskulud.
Varusid kajastatakse bilansis nende soetusmaksumuses või neto realiseerimismaksumuses, sõltuvalt sellest, kumb on madalam.
Kui kauba realistlik müügihind on madalam kui soetusmaksumus, tuleb kaup alla hinnata, kuna vara ei tohi olla arvel kõrgema väärtusega, kui selle müügist saada loodetakse.
Allahindluse põhjused ja summad tuleb korrektselt dokumenteerida. Kui kahju selgub alles siis, kui varu madalama hinnaga ära müüakse või prügimäele veetakse, tuleb kahju näidata perioodil, mil see tegelikult tekkis.
Varude arvestussüsteem
Kasutusel on kaks varude arvestussüsteemi:
• pidev (jooksev) arvestussüsteem,
• perioodiline arvestussüsteem.
Ettevõte valib endale sobiva ja fikseerib selle raamatupidamise sise-eeskirjas.
Varu pidevat arvestussüsteemi iseloomustab:
• üksikasjaliku arvestuse pidamine varu liikumise kohta (sissetulek ja väljaminek);
• müüdud varu soetusmaksumus määratakse sedamööda, kuidas seda müüakse;
• raamatupidamisandmed aruandeperioodi lõpul näitavad varu jääki ja selle soetusmaksumust;
• inventuure viiakse läbi kontrolli eesmärgil, et kindlaks määrata varuobjektide riknemisi, vargusi ja muid kadusid;
• alati on saadaval operatiivne info varu tegeliku seisu kohta, mis võimaldab täpsemalt tellimusi ajastada.
Pideva arvestussüsteemi peamiseks puuduseks on suur töömaht, kuid selle rakendamist hõlbustab arvutite, vöötkoodiskannerite jms kasutamine.
Varu perioodilist arvestussüsteemi iseloomustab:
• arvestuse pidamine üksnes varu sissetuleku kohta;
• väljamineku ja lõppjäägi üle arvestust ei peeta, need tehakse kindlaks perioodiliselt – kuu, kvartali või aasta lõpus;
• aruandeperioodi lõpul viiakse läbi olemasoleva varu inventuur;
• väljaläinud varu kogus ja soetusmaksumus määratakse järgmiselt: jääk aruandeperioodi algul + sissetulek perioodi jooksul – jääk aruandeperioodi lõpul inventuuri andmeil.
Selle süsteemi puudused:
• puudub jooksev ülevaade varu struktuurist ja kogustest, seetõttu on kontroll varu üle nõrk;
• varu väljaminekust ei ole võimalik eristada puudujääke ja kadusid.
Perioodilise arvestussüsteemi eeliseks on lihtsus, see ei nõua eraldi arvutiprogramme. Siiski tuleks selle süsteemi rakendamisel kaaluda selle otstarbekust, kuna see võimaldab varjata puudujääke.
Varu hindamise meetodid
Äritegevuses on tavaline, et sama kauba või materjali soetushinnad aruandeperioodi jooksul muutuvad, sageli isegi mitu korda. Sellepärast peab ettevõte valima varu jäägi (kajastub bilansis) ja väljamineku (kajastub kasumiaruandes) hindamise korra.
Arvestuse lihtsustamiseks on kasutusel mitmeid arvestusmeetodeid.
Raamatupidamise Toimkonna juhend nr 4 “Varud” võimaldab varude kuludesse kandmisel kasutada kolme meetodit:
• individuaalmaksumuse meetod;
• kaalutud keskmise soetusmaksumuse meetod;
• FIFO-meetod (First In – First Out – esimesena sisse – esimesena välja).
Otsuse varu hindamise meetodi valiku kohta langetab ettevõtte juhtkond ja see fikseeritakse raamatupidamise sise-eeskirjas.
Individuaalmaksumuse meetod
Kui varu üksikud objektid on üksteisest soetamise hetkest kuni müügimomendini selgelt eristatavad, siis kasutatakse nende soetusmaksumuse määramisel individuaalmaksumuse meetodit – igal konkreetsel kaubal on konkreetne ostuhind ja muud soetamiseks tehtud kulud.
Seda meetodit kasutatakse kallihinnaliste kaupade puhul nagu autod, unikaalsed kunstiväärtused, hinnalised juveelitooted, tellimusel valmistatav mööbel jms.
Suurte koguste ja laia sortimendi korral ei ole selle meetodi kasutamine võimalik.
Kaalutud keskmise soetusmaksumuse meetod
Seda meetodit kasutatakse praegu kõige rohkem.
Kaalutud keskmise soetusmaksumuse meetodi rakendamisel loetakse varu iga üksiku objekti soetusmaksumuseks: perioodi algjäägi soetusmaksumuse ja perioodi jooksul soetatud objektide soetusmaksumuste kaalutud keskmist. Kaalutud keskmist võib ümber arvutada iga uue partii saabumise järel (nn libisev kaalutud keskmine) või üks kord iga teatud perioodi (nt nädal või kuu) lõpul (nn perioodiline kaalutud keskmine).
Kaalutud keskmise soetusmaksumuse arvutamise kord ja sagedus sätestatakse raamatupidamise sise-eeskirjas.
Bilansis näidatava varu lõppjäägi hindamine toimub sel juhul järgmiselt:
1. arvutatakse keskmine soetusmaksumus algjäägi ja kogu sissetuleku kohta;
2. lõppjääk näidatakse keskmises soetusmaksumuses.
Aruandeperioodil kulutatud materjali soetusmaksumus arvutatakse saldomeetodil:
ALGJÄÄK + SISSETULEK – LÕPPJÄÄK
Kaalutud keskmise meetod ei arvesta asjaoluga, et varu on kujunenud eri ajal ja erineva hinnaga ning üldistab hinnaerinevused.
FIFO-meetod
FIFO- ehk järjekorrameetodi rakendamisel eeldatakse, et varu müüakse (või kasutatakse) tema soetamise järjekorras. See tähendab, et esmalt kantakse kuluks algjääk, seejärel esimesena saabunud partii jne, seega lõppvarusse jäävad hilisemad partiid. Varu lõppjäägi soetusmaksumus arvutatakse viimasena saabunud ja veel müümata või kasutamata partii(de) hinnast lähtudes.
Aruandeperioodil müüdud kaupade (või tootmises kasutatud materjali) soetusmaksumus leitakse saldomeetodil: ALGJÄÄK + SISSETULEK – LÕPPJÄÄK
FIFO-meetodil on hindade pideva tõusu korral soodne mõju nii ärikasumi kujunemisele – sest varu kantakse kuluks väiksemana –, kui ka bilansile, kuna lõppvaru näidatakse suuremana. Mida kõrgem on inflatsioon, seda efektiivsem on tulemus.
FIFO meetod võib kasulikuks osutuda ka finantsaruannete koostamisel. Näiteks laenu taotlemisel nõuab pank varalist tagatist, milleks võivad olla ka ettevõtte omanduses olevad varud. Kasutades antud meetodit saab neid näidata bilansis suuremana.
Rahvusvahelises arvestuspraktikas on kasutusel ka LIFO-meetod (Last In – First Out – viimasena sisse, esimesena välja). See on vastupidine meetod FIFO-le. RTJ 4 ei näe ette selle meetodi rakendamist Eesti arvestuspraktikas.
Eraldi varuliigina kajastatakse “Müügiks ostetud kaupu” ja “Ettemakseid tarnijatele”.
Põhivara arvestus
Materiaalne põhivara on vara, mida ettevõte kasutab toodete valmistamisel, teenuste osutamisel või halduseesmärkidel ning mida plaanitakse kasutada pikema perioodi jooksul kui üks aasta. Materiaalse põhivara soetusmaksumuse alampiiri kehtestab iga ettevõtte ise ja märgib ära raamatupidamise sise-eeskirjas.
Põhivara objekti arvele võtmisel määratakse ära kasulik eluiga ja selle alusel amortisatsiooni norm. Erandiks on piiramatu kasutuseaga objektid (maa, püsiva väärtusega kunstiteos, raamatud jne), mida ei amortiseerita.
Vara amortiseerimine algab tema kasutusele võtmisest ja kestab, kuni vara on täielikult amortiseerunud ja mahakantud. Kui sellist vara kasutatakse edasi, hoitakse seda bilansis null-jääkväärtusega.
Põhivara müügi korral eemaldatakse bilansist põhivara soetusmaksumus kui akumuleerunud kulum.
Põhivarade ennetähtaegsel mahakandmisel vormistatakse põhivara mahakandmise akt.
Kohustuste arvestus
Kohustused võivad olla lühiajalised (täitmise tähtaeg alla 12 kuu) või pikaajalised (täitmise tähtaeg on üle 12 kuu).
Kohustused jagunevad:
• võlakohustused (laenud, kapitalirendi kohustused, muud võlakohustused),
• ostjate ettemaksed,
• võlad tarnijatele,
• muud võlad,
• maksuvõlad,
• viitvõlad (võlad töövõtjatele, dividendivõlad, intressivõlad, muud viitvõlad),
• eraldised,
• muud ettemakstud tulud.
Töötasu arvestuse aluseks on töötajate lepingulised püsiandmed ja perioodi tööajatabeleid. Puhkusekohustuse arvutamise aluseks on puhkuste ajakava. Bilansipäeval arvestatakse iga töötaja isiku lõikes puhkusekohustuse summa koos maksudega ja kajastatakse kirjel “Võlad töövõtjatele”.
